Trong video “PayPal Business Beginner’s Guide 2025”, tác giả đi từng bước ngay trên ứng dụng để chỉ cách dùng tài khoản PayPal Business: từ xem số dư, tạo hoá đơn, thêm khách hàng, rút tiền về ngân hàng cho đến xây dựng hồ sơ doanh nghiệp. Bài viết này sẽ tóm tắt lại toàn bộ quy trình đó theo cách dễ hiểu, phù hợp doanh nghiệp nhỏ, freelancer, creator tại Việt Nam muốn nhận thanh toán quốc tế.
1. PayPal Business là gì và ai nên dùng?
PayPal Business là tài khoản PayPal dành cho doanh nghiệp, giúp bạn:
- Nhận thanh toán từ khách hàng trên toàn thế giới bằng email, link thanh toán, QR hoặc hoá đơn.
- Quản lý khách hàng, sản phẩm/dịch vụ và thuế ngay trong app.
- Rút tiền về tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, hoặc chi tiêu bằng thẻ ghi nợ PayPal Business (Mastercard) – có thể thêm vào Apple Wallet để thanh toán nhanh.
Nếu bạn đang bán khoá học online, dịch vụ tư vấn, sản phẩm số, hay kinh doanh qua các nền tảng như Kajabi, Shopify…, một tài khoản PayPal Business giúp thu – chi rõ ràng, tách biệt với tài khoản cá nhân.
2. Làm quen với giao diện PayPal Business trên app
Khi mở ứng dụng, bạn sẽ thấy:
- PayPal balance (Số dư PayPal) ở trên cùng: số tiền hiện có trong tài khoản doanh nghiệp.
- Nút Add money để nạp tiền từ ngân hàng hoặc thẻ.
- PayPal Rewards nếu bạn dùng thẻ ghi nợ PayPal để chi tiêu – điểm thưởng sẽ hiện tại đây.
- Thẻ PayPal Business Debit Card (Mastercard) – nếu chưa có, bạn có thể đăng ký thẻ ngay trong app.
- Biểu tượng chuông thông báo (hoạt động, cảnh báo, offer) và bánh răng cài đặt.
Ngay bên dưới là danh sách giao dịch gần đây:
- Dòng tiền vào (ví dụ thanh toán từ nền tảng như Kajabi) hiển thị dấu “+”.
- Chi phí / thanh toán đi hiển thị dấu “–”.
Đây là “ảnh chụp nhanh” sức khỏe dòng tiền của tài khoản PayPal Business.
3. Cách nhận & gửi tiền trên PayPal Business
3.1. Gửi tiền (Pay)
Nhấn nút Pay ở thanh dưới:
- Gửi tiền bằng email, số điện thoại, QR code hoặc PayPal.me link của người nhận.
- Phù hợp khi bạn thanh toán cho đối tác, freelancer, nhà cung cấp cũng dùng PayPal.
3.2. Nhận tiền nhanh (Get Paid / Send Invoice)
Nhấn Get Paid hoặc Send invoices trong menu:
- Nhập số tiền cần thu.
- Chọn khách hàng (từ danh sách hoặc tạo mới).
- Chọn sản phẩm/dịch vụ từ danh mục đã tạo.
- Viết ghi chú (mục đích thanh toán, điều khoản…).
- Gửi yêu cầu thanh toán qua email/link cho khách hàng.
Người bán offline (chợ, hội chợ, workshop…) có thể:
- Nhấn Show QR code,
- Để khách quét và thanh toán trực tiếp qua PayPal.
4. Quản lý khách hàng trong tab “Customers”
Tab Customers cho phép bạn:
- Xem toàn bộ khách hàng đã từng thanh toán qua PayPal Business.
- Nhấn + để thêm khách hàng mới với: Tên, tên doanh nghiệp Email, số điện thoại Ghi chú nội bộ (ví dụ: khách VIP, loại dịch vụ đã mua)
Khi tạo hoá đơn/ yêu cầu thanh toán mới, khách hàng mới sẽ tự động được lưu vào danh sách – giúp bạn xây dựng “CRM mini” ngay trong PayPal.
5. Menu “More”: Những công cụ tài chính quan trọng trong PayPal Business
Nhấn Menu (ba gạch) sẽ mở ra một “trung tâm điều khiển”:
5.1. Gửi & chi tiền (Send & Pay)
- Send money cho tài khoản PayPal khác.
- Receive in person / QR code: nhận tiền trực tiếp bằng QR.
- Send to bank: chuyển tiền về ngân hàng đã liên kết.
- Pay a bill / transfer balances / donate: các tính năng chi tiêu & quyên góp.
5.2. Nhận tiền (Getting paid)
- Request money: yêu cầu thanh toán nhanh.
- Show QR code: hiển thị QR thanh toán của bạn.
- Send invoices: tạo và gửi hoá đơn chi tiết.
5.3. Quản lý tài chính (Manage finances)
- Wallet: danh sách thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng, tài khoản ngân hàng đã liên kết.
- PayPal Working Capital: tùy khu vực, bạn có thể xin khoản vay vốn lưu động cho doanh nghiệp. Lịch sử dòng tiền trên PayPal giúp tăng khả năng được duyệt.
- Deals, Rewards, Crypto: ưu đãi, thưởng, và một số tính năng tài chính bổ sung.
5.4. Thuế, vận chuyển, danh mục sản phẩm/dịch vụ
- Sales tax: thiết lập thuế bán hàng theo khu vực.
- Shipping: cấu hình thông tin vận chuyển.
- Items list: tạo danh mục sản phẩm/dịch vụ.
Ví dụ tạo một sản phẩm/dịch vụ:
- Chọn Add item → Product hoặc Service.
- Đặt tên (ví dụ: “Gói coaching 1:1”),
- Nhập giá, mô tả,
- Thiết lập thuế (nếu có).
Sau đó, khi xuất hoá đơn, bạn chỉ cần chọn item đã có sẵn, rất nhanh và nhất quán.
6. Tạo hồ sơ doanh nghiệp công khai trên PayPal
Tab Profile cho phép bạn xây dựng “landing page” nhỏ ngay bên trong PayPal:
- Business username & mô tả Đặt tên hiển thị cho doanh nghiệp. Viết mô tả ngắn: bạn là ai, bán gì, phục vụ ai.
- Chọn thông tin hiển thị Có thể hiển thị thành phố + bang / tỉnh, hoặc chỉ hiển thị khu vực, hoặc ẩn địa chỉ. Chọn cách liên hệ: email, website, số điện thoại…
- Ảnh đại diện & ảnh cover Upload logo, ảnh bìa chuyên nghiệp. Đây là yếu tố giúp tăng độ tin tưởng với khách thanh toán qua PayPal.
- Xem trước & xuất bản (Publish) Kiểm tra toàn bộ thông tin, sau đó nhấn Agree & Publish. Bạn có thể chia sẻ link hồ sơ PayPal Business này cho khách hàng, gắn lên website, profile mạng xã hội…
7. Rút tiền từ PayPal Business về tài khoản ngân hàng
Khi có số dư trong PayPal balance, bạn có thể:
- Nhấn vào ô PayPal balance trên trang chủ.
- Chọn More options → Transfer.
- Chọn Transfer to bank nếu muốn rút về ngân hàng doanh nghiệp.
Tại đây có 2 lựa chọn:
- Chuyển nhanh (in minutes) Tiền về gần như ngay lập tức. Phí khoảng 1,5% (có trần tối đa tuỳ khu vực). Cần có thẻ ghi nợ / tài khoản ngân hàng tương thích.
- Chuyển thường (1–3 ngày, no fees) Thời gian ước tính 1–3 ngày làm việc (thực tế thường là 1 ngày). Không mất phí. Bạn chọn ngân hàng đã liên kết, sau đó nhấn Transfer để hoàn tất.
Lưu ý: các giao dịch sau 7pm giờ Mỹ hoặc cuối tuần/ngày lễ có thể chậm hơn.
Trên giao diện web (desktop), bạn còn có thể bật chế độ tự động chuyển toàn bộ số dư PayPal về ngân hàng định kỳ (auto sweep).
8. Nạp tiền vào PayPal Business
Để nạp tiền:
- Vào PayPal balance → Add money from bank or card.
- Nhập số tiền (hoặc chọn mức preset).
- Xác nhận ngân hàng sẽ bị trích tiền.
Thông thường:
- Tiền sẽ được trích khỏi tài khoản ngân hàng doanh nghiệp sau 3–5 ngày làm việc.
- Không mất phí khi nạp tiền vào PayPal.
- Với một số thẻ ghi nợ nhất định, bạn có thể nạp nhanh hơn.
9. Kết hợp PayPal Business với ngân hàng & công cụ khác
Ngoài PayPal, bạn nên có một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng để quản lý dòng tiền:
- Ví dụ, các ngân hàng online dành riêng cho SMB như Relay business banking (trong video được đề cập) cung cấp tài khoản miễn phí, nhiều thẻ debit cho nhân viên, và lãi suất cho tiền gửi.
- Mô hình tốt cho doanh nghiệp nhỏ là: Khách hàng thanh toán qua PayPal Business. Bạn rút tiền định kỳ về ngân hàng doanh nghiệp (ví dụ Relay hoặc ngân hàng tại Việt Nam). Dùng thẻ ghi nợ PayPal hoặc thẻ ngân hàng để chi tiêu, trả lương, mua hàng.
Cách này giúp phân tách rõ ràng tài chính cá nhân và doanh nghiệp, hỗ trợ kế toán và khai thuế sau này.
10. Gợi ý quy trình dùng PayPal Business cho người mới
Từ nội dung video, có thể rút ra một quy trình gọn cho người mới:
- Tạo hoặc nâng cấp lên tài khoản PayPal Business.
- Liên kết ngân hàng doanh nghiệp và (tuỳ chọn) đăng ký PayPal Business Debit Card.
- Thiết lập hồ sơ doanh nghiệp (profile, logo, mô tả, thông tin liên hệ).
- Tạo danh sách sản phẩm/dịch vụ, cấu hình thuế và shipping.
- Thêm khách hàng và bắt đầu gửi hoá đơn / link thanh toán.
- Theo dõi dòng tiền, định kỳ rút về ngân hàng.
- Sau khi quen, có thể xem xét sử dụng thêm PayPal Working Capital hoặc các tính năng nâng cao khác.
FAQ – Câu hỏi thường gặp về PayPal Business cho người mới
1. PayPal Business khác gì PayPal cá nhân?
PayPal cá nhân chủ yếu dùng để mua sắm, gửi tiền cho bạn bè/người thân. PayPal Business được thiết kế cho hoạt động kinh doanh: tạo hoá đơn, lưu khách hàng, danh mục sản phẩm/dịch vụ, thiết lập thuế, và rút tiền về tài khoản doanh nghiệp.
2. Tôi có cần thành lập công ty mới được tạo PayPal Business không?
Nhiều cá nhân kinh doanh nhỏ (freelancer, creator) vẫn có thể đăng ký PayPal Business. Tuy nhiên bạn nên dùng thông tin kinh doanh nghiêm túc (tên brand, website, mô tả dịch vụ) và liên kết với một tài khoản ngân hàng dùng riêng cho hoạt động kinh doanh.
3. Tôi có thể dùng PayPal Business để nhận thanh toán quốc tế tại Việt Nam không?
Có. Khách hàng quốc tế chỉ cần có tài khoản PayPal là có thể thanh toán cho bạn qua email, link hoặc hoá đơn. Sau đó bạn rút tiền từ PayPal về tài khoản ngân hàng tại Việt Nam (tùy thuộc chính sách của PayPal & ngân hàng của bạn).
4. Phí của PayPal Business được tính thế nào?
PayPal thường thu phí trên mỗi giao dịch nhận tiền (phần trăm + phí cố định theo loại tiền tệ) và một số loại rút tiền nhanh. Nạp tiền vào PayPal và rút tiền chậm về ngân hàng thường không mất phí, nhưng bạn cần kiểm tra biểu phí mới nhất trong tài khoản của mình.
5. Tôi có bắt buộc phải dùng thẻ PayPal Business Debit Card không?
Không bắt buộc. Thẻ ghi nợ PayPal Business là tuỳ chọn, giúp bạn chi tiêu trực tiếp từ số dư PayPal và nhận một số ưu đãi. Bạn vẫn có thể chỉ dùng PayPal để nhận tiền, sau đó rút toàn bộ về ngân hàng doanh nghiệp như bình thường.
 (1) (1).png)
